Организация делопроизводства

Составление номенклатуры дел

1. Смотреть часть: 1
2. / 2
3. / 3
4. / 4
5. / 5
6. / 6

Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дал, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения (рис. 37).

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их учета и обеспечения сохранности.

В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.

Номенклатура является крайне необходимой для правильного формирования документов в дела, учета дел и оперативного их использования.

Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой формы.

Номенклатура дел составляется секретарем-референтом, специалистом, ответственным за работу с документами, или архивистом предприятия.

В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений предприятия. Первым разделом номенклатуры является "секретариат" ("дирекция", "отдел ДОУ", "общий отдел"), ему присваивается индекс "1". Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей и специалистов предприятия. Например:

1 - генеральный директор;

2 - заместитель директора;

3- коммерческий директор.

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов, например, в индексе 1-2 (1 - соответствует секретариату, а 2 - порядковому номеру дела, заведенному в секретариате).

Далее