Обработка поступающих документов
Секретарь-референт или работник службы делопроизводства должен осуществлять "фильтрацию" входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. При современной организации труда и росте квалификации работников количество документов, передаваемых непосредственно в структурные подразделения или исполнителям, будет увеличиваться.
На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: "ОР" - отдел рекламы или 05 - номер (шифр) этого подразделения. При передаче документов непосредственно заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии или инициалы.
В ряде фирм применяется условное обозначение руководящих должностных лиц, которое используется при разметке и направлении документов, например, 01 - генеральный директор, 02 - зам. директора и т. п.
При наличии в организации локальной сети прием-передача документов осуществляется с помощью ПК
Рис. 33. Блок-схема работы с входящими документами
В значительной степени облегчает процесс предварительного рассмотрения документов настольное устройство сортировки. Это устройство состоит из лотков (секций), имеющих этикетки для вставки условных обозначений (индексов) руководителей фирмы, структурных подразделений или исполнителей. Поступающие документы просто раскладываются по соответствующим секциям. При небольшом объеме документов для этих целей можно также использовать специальные папки с разделителями. статьи по политике
НазадМеню
- организация защищенного делопроизводства
- правила составления документовтребования к оформлению документов
- технология работы с документами, организация документооборота на предприятии
- основные документы управления
- организация работы с документами
- обработка поступающих документов
- обработка отправляемых документов
- порядок работы с внутренними документами
- регистрация и контроль исполнения документов
- журнал
- составление номенклатуры дел
- формирование и оформление дел
- основные документы предприятия
- подготовка документов к передаче на архивное хранение
