Организация делопроизводства

Основные документы предприятия

При формировании дел с перепиской одним из решающих факторов является ее объем.

При небольшом объеме переписки заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факсы.

Прогнозируя рост переписки с деловыми партнерами, целесообразно завести отдельные дела для входящих и исходящих документов.

При дальнейшем возрастании объема можно входящую и исходящую переписку разделить по видам документов, на письма и факсы.

      В ряде фирм при формировании дал с перепиской используется подшивка "письма-ответа" радом с "письмом-запросом.

Если число предприятий-контрагентов достаточно стабильно, то в этом случае можно применить объектовый признак формирования документов, т. е. в одном деле будут находиться разные виды документов (контракты, факсы, телефонограммы и т. п.), относящиеся к одной организации, например: "Документы (контракты, акты, переписки) о сотрудничестве с предприятием "Крисс" за 1998 г.".

Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления иди утверждения. Бизнес-планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года, например, бизнес-план на 1995 - 2000 гг. будет находиться в деле 1995 г. электронный учебник по политике

При формировании дел используются отечественные скоросшиватели, рассчитанные в среднем на 200 листов, и папки-файлы, позволяющие подшивать в 2-3 раза больше. веб учебник по политологии

     Папки-файлы импортного производства (типа "Leitz", "Grand”, "Bantex" и т. п.) могут вестись на протяжении нескольких лет. Поэтому для оперативного поиска документов внутри дала необходимо использовать разделители с указанием года. Оформление обложки скоросшивателя приведено на рис. 39.

 

НазадДалее