Организация делопроизводства

Составление номенклатуры дел

В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы: приказы, протоколы. После них указываются переписка и другие информационно-справочные документы. В конце разделов приводятся журналы учета или справочные картотеки.

Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле.

Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:

- название вида документов (приказы, контракты, протоколы);

- краткое содержание (переписка);

- дата (период), к которому относятся документы дела (Приказы по основной деятельности);

- слова "копии", если дело сформировано из копий документов.

В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Составление заголовков типа "Разная переписка", "Документы по общим вопросам" не допускается.  В ряде случаев можно использовать термин "Документы" с расшифровкой в скобках их видов, например, "Документы (акты, контракты, переписка) об аренде технических средств за 1998 г.".

      В процессе ведения дела заголовки могут уточняться, дополняться. Для каждого дела в графе 4 по "Перечню документов с указанием сроков хранения" определяется срок его хранения со ссылкой на соответствующую статью перечня.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое структурное подразделение или другому лицу, о делах, переходящих на следующий год и т. п.

Номенклатура дел подписывается секретарем, архивистом и утверждается руководителем предприятия.

Номенклатура составляется как минимум в трех экземплярах: один хранится в деле; второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа, сейфа с делами; третий передается в архив предприятия.

Назад