Организация делопроизводства

Технология работы с документами, организация документооборота на предприятии

• Смотреть часть: 1
• / 2
• / 3

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

- документы, поступающие из других организаций (входящие);

- документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

- документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе (внутренние). Документы, поступающие на предприятие проходят:

- первичную обработку;

- предварительное рассмотрение;

-  регистрацию;

-  рассмотрение руководством;

- передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

 Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес Отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с отметкой «лично» и в адрес общественных организаций.  Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

      направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;

      направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Далее