Организация делопроизводства

Телефонограммы

1. Смотреть часть: 1
2. / 2
3. / 3

 

Рис. 15. Телефонограмма

 

При передачи телефонограммы следует придерживаться следующих правил:

- текст телефонограммы должен быть лаконичным, без труднопроизносимых слов;

- после составления телефонограмма должна быть проверена и подписана руководителем предприятия;

- передаваемая телефонограмма составляется в одном экземпляре;

- во избежание ошибок следует четко произносить даты, время, суммы, вопросы, подлежащие обсуждению и т. п.;

- после передачи текста в телефонограмму вносятся должность, инициалы и фамилия лица, принявшего телефонограмму, и время передачи;

- если телефонограмма передается нескольким фирмам, то к ней прилагается список этих фирм с соответствующими номерами телефонов.

      При приеме телефонограмму необходимо записать:

- название фирмы и номер ее телефона;

- текст телефонограммы;

- должность, инициалы и фамилию лица, подписавшего телефонограмму, а также лица, ее передавшего;

- дату и время приема.

Принимаемая телефонограмма фиксируется в соответствующем журнале и, как правило, оформляется в двух экземплярах: один передается руководителю, второй - хранится у секретаря и используется в случае потери первого экземпляра.

В практике иностранных компаний применяются специальные блокноты для записи полученных телефонограмм, в которых каждая записываемая на первом листе телефонограмма дублируется с помощью копировального слоя на втором. Бланки телефонограмм (см. рис. 16) на Первом листе разделены перфорационной строчкой для облегчения отрыва оформленной телефонограммы.

 

 

НазадДалее