Организация делопроизводства

Формирование и оформление дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела.

Делом является совокупность документов (в отдельных случаях - документ), сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам.

Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документом массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

Формирование дел руководства предприятия проводит, как правило, секретарь-референт или другой специально назначенный работник службы делопроизводства под непосредственным контролем руководителя предприятия.

Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия (рис. 37). Апории зенона

Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле. электронный ресурс по религии

В большинстве фирм формирование дел проводится по названиям видов документов, например, акты, приказы, контракты (рис. 38). При большом объеме документов необходимо для оперативного поиска вводить другие признаки классификации, например, контракты разделить на дела, содержащие контракты о поставке стекла, контракты о поставке леса и т. д. Лексико-семантические ошибки