Организация делопроизводства

Обработка поступающих документов

1. Смотреть часть: 1
2. / 2
3. / 3
4. / 4

 

Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения. Поступившие документы проходят следующие этапы (рис. 33):

- первичную обработку;

- предварительное рассмотрение, разметку;

- регистрацию;

- рассмотрение документов руководством;

- направление на исполнение;

- контроль исполнения;

- исполнение документов;

- подшивку документов в дела.

              Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов поступившего документа, наличия приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель и делается отметка на самом  документе и в журнале регистрации входящих документов в графе “Примечание”. Если полученный факс полностью или частично не читаем, об этом также ставится в известность отправитель. При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма, имеющие пометку "Лично"("Private"). Корреспонденция, имеющая пометку "Конфиденциально", обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.

              Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

        На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит "отметка о поступлении документа в организацию", содержащий входящий номер документа и дату поступления, при необходимости - часы и минуты. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также проспектах, каталогах и других материалах, не подлежащих регистрации.