Организация делопроизводства

Регистрация и контроль исполнения документов

Внутренние документы и коммерческие контракты при небольших объемах и обеспечении их полной сохранности по решению руководства предприятия могут не регистрироваться. В этом случае документу присваивается порядковый номер, следующий за номером последнего документа, подшитого в соответствующее дело.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия.

В практической деятельности применяются регистрационные журналы: отдельно для регистрации входящих и исходящих документов (рис. 35, 36). При небольших объемах документов журналы могут вестись на протяжении нескольких лет с использованием годовых разделителей. Журналы включают следующие графы:

- номер документа;

- дата документа;

- автор документа (внешняя организация) - для входящих документов;

- адресат (корреспондент) - для исходящих документов;

- количество листов документа;

- резолюция;

- исполнитель;

- подпись исполнителя;

- срок исполнения;

- отметка об исполнении;

- номер дела.

Секретарь или работник службы делопроизводства по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф, исключив лишние. ЖУРНАЛ

регистрации входящих документов

Рис. 35. Журнал регистрации входящих документов лекции по политологии