Организация делопроизводства

Систематизация документов

 Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные Заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

 При составлении заголовков дел следует учитывать, что:

 - заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;

- заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;

        - заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы», Справочные материалы» и т.п. не допускаются.

          Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.

         Состав заголовка дела образует следующие элементы:

 - название вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т. д.);

 - название предприятия или его структурного подразделения;

- адресат или корреспондент документа;

 - краткое содержание документов дела;

-  название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;

-  даты (период), к которым относятся документы дела;

-  указание на копийность документов дела.

Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, а слово «Копии» - в конце заголовка. Например: «Приказы директора предприятия по основной деятельности за 1997 год. Копии».

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе. Например: «Протоколы заседаний аттестационной комиссии за 1997 год».

Назад
Далее