Организация делопроизводства

Письма, факсы

• Смотреть часть: 1
• / 2
• / 3
• / 4
• / 5
• / 6
• / 7

В письмах-запросах предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает фирму-контрагента (или государственную организацию) дать ответное письмо.

      В некоторых случаях составляются сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью втравляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки. Если же сопроводительные письма не несут смысловой нагрузки, то их составлять не следует, так как в этом случае они становятся ненужной формальностью.

Для составления писем, факсов используется специальный бланк письма.

     В письмах, факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: "дата"; "номер "; "ссылка на регистрационный номер и дату документа" (если Письмо является ответом); "заголовок к тексту", изложенный одной фразой.

В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита "адресат" (получателя письма): фирма; структурное подразделение; должность; фамилия и инициалы; почтовый адрес получателя.

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресации, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более, чем четырем адресатам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.