Письма, факсы
Деловая переписка - неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве фирм письма превалируют над остальными документами.
Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т. д. (рис. 10).
По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др.
Письма инструкционные (директивные) исходят из государственных или муниципальных органов управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экологии и т. п.
Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции.
К информационным условно относятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения. Рекламные письма содержат рекламу, цены предлагаемых товаров, услуг. Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и/или направить предложение (оферту) на поставку товара, ответы продавцов, рекламации (претензии по качеству товара), ответы на рекламации, кредитные письма и т. п.
В рекламационных (претензионных) письмах предприятия требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляются подобные копии в вида приложения к основному документу (рекламации).
При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма (K/C – Letter of credit), в которых продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товаров или услуг. Проблема правового регулирования международных отношений
Меню
- организация защищенного делопроизводства
- правила составления документовтребования к оформлению документов
- технология работы с документами, организация документооборота на предприятии
- основные документы управления
- организация работы с документами
- обработка поступающих документов
- обработка отправляемых документов
- порядок работы с внутренними документами
- регистрация и контроль исполнения документов
- журнал
- составление номенклатуры дел
- формирование и оформление дел
- основные документы предприятия
- подготовка документов к передаче на архивное хранение
