Письма, факсы
Отправитель факса может получить подтверждение (CONFIRMATIONREPORT) о том, что информации дошла до получателя, в кагором указываются: код фирмы получателя, № телефакса получателя, дата, время и продолжительность передачи, количество полученных страниц (Р) и результат (RESULTS). Главной является графа "RESULTS", в которой ставится "ОК" (o,key), если сообщение получено полностью и без ошибок, или NG (негатив), если имелись сбои во время получения факса.
Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены для длительного использования, их необходимо скопировать, т. к. факсовая бумага (термобумага) недолговечна. При использовании в факсимильных аппаратах обычной бумаги копирование не обязательно.
Оформление факсов, отправленных иностранным партнерам, имеет некоторые отличия (рис. 14).
Рис. 14. Факс иностранному партнеру
Большая часть коммерческой переписки (письма и факсы) хранится 3 года (статья 74 "Перечня документов с указанием сроков хранения") и передаче на архивное хранение не подлежит. Переписка с инофирмами по наиболее важным вопросам (экспорт, импорт, гарантии и т. п.) хранится 10 лет (статья 83 "Переч-
ня документов с указанием сроков хранения").
Меню
- организация защищенного делопроизводства
- правила составления документовтребования к оформлению документов
- технология работы с документами, организация документооборота на предприятии
- основные документы управления
- организация работы с документами
- обработка поступающих документов
- обработка отправляемых документов
- порядок работы с внутренними документами
- регистрация и контроль исполнения документов
- журнал
- составление номенклатуры дел
- формирование и оформление дел
- основные документы предприятия
- подготовка документов к передаче на архивное хранение
