Организация делопроизводства

Подготовка документов к передаче на архивное хранение

• Смотреть часть: 1
• / 2
• / 3
• / 4
• / 5
• / 6
• / 7
• / 8
• / 9
• / 10
• / 11

       Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя. ЭК предприятия должна просматривать дела полистно, чтобы исключить возможные ошибки. Если какие-либо важные документы отсутствуют, необходимо организовать их розыск, в крайнем случае, заменить ; их заверенными копиями.

       В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 6 мес., 1 г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л. и 75 л. Срок хранения "ДМН" (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения документа в  этом случае определяет само предприятие, исходя из практической  ценности документа.

       При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и  месяц составления документа значения не имеют. Так, например, переписка за 1994 г. с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 1998 г.

     К документам долговременного хранения, передаваемым в архив, относятся прежде всего документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров , (учредителей), протоколы общих собраний, годовые планы и отчеты , предприятия и т. п.

Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким ; исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать,  что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек.

    Сроки хранения документов по личному составу (личные дела, личные карточки ф. Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) вычисляются по формуле 75 л. — "В", что означает 75 лет минус  возраст работника, на которого составлен документ.

НазадДалее