Организация делопроизводства

Письма, факсы

• Смотреть часть: 1
• / 2
• / 3
• / 4
• / 5
• / 6
• / 7

      Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.

      Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:

"В связи с тем, что при получении груза на станции "Сортировочная" 26.01.98 по накладной № 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя... была установлена недостача:... штук изделий на сумму... (коммерческий акт от 26.01.98 № 247)...".

Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п.), например:

        "На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить  указанную сумму на наш расчетный счет".

В зависимости от назначения письма и от того, на чем его автор желает сконцентрировать внимание получателя, может использоваться другой порядок расположения логических частей текста.

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составлять тексты различных писем.

Из множества форм обращения к адресату, таких как "дамы", "господа", "судари", "сударыни", "товарищи", среди деловых людей снова укореняется обращение "господа" ("господин", "госпожа"). Это явление исторически обосновано: слово "господин" в своем значении как "форма вежливого обращения и упоминания"' использовалась в дореволюционной России перед фамилией при непосредственном общении и в переписке.

Начало письма (факса) может иметь следующие варианта обращения:

• "Уважаемый Игорь Леонидович!";

• "Господин Зорин!";

Далее